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Mais uma semana começou e como anda a sua organização do tempo?

Muitas são as atividades diárias e se não soubermos reservar a quantidade de tempo adequada para cada ação, acabaremos passando muito mais tempo fazendo o que mais nos agrada e nos faltarão minutos no dia para finalizarmos as ações planejadas para o dia.

Isso já aconteceu com você?

E a grande vilã hodiernamente é a internet! Tudo bem, você já se conscientizou de que o facebook, twitter, whatsapp e leituras sem foco pelas páginas cibernéticas são “ladrões” de tempo e já se disciplinou quanto a isso. Mas e quanto aos seus e-mails?

Sim!! Muita gente se perde no tempo quando vai ler os e-mails porque se acoberta da sensação de “estar em ação”. Justificam para si que a conta de e-mail é uma ferramenta de trabalho e por isso ficam com ela aberta a todo instante. E aí surge aquele e-mail de um amigo que nunca mais lhe escreveu e você pensa: “vou ler rapidinho”, “era o descanso que eu precisava na minha tarde estressante” e sem perceber, você começa a desfocar a sua atenção e ficará cada vez mais distante da realização das tarefas daquele dia.

Sugiro que você crie pastas para armazenar automaticamente os e-mails que chegam e não tê-los expostos na sua lista da caixa de entrada. Isso evitará que você veja o remetente ou assunto do e-mail e caia na tentação de lê-lo naquele inapropriado momento.

Crie pastas como: Ação, Aguardando, Importante, Imprimir e Responder. Você  pode ativar os filtros para que os e-mails correspondentes a cada pasta sejam enviados diretamente para elas e assim terá uma quantidade reduzida na Caixa de Entrada. Mas para os e-mails que já chegaram na sua conta antes da criação delas, mova-os para a pasta AÇÃO se aquele e-mail te exige uma tarefa (elaborar documento, se inscrever num concurso, preparar uma palestra, agendar horário para reunião…).

Use AGUARDANDO se você estiver esperando resposta de alguém e precisará cobrá-lo (você delegou uma tarefa, você enviou um e-mail solicitando um orçamento, você está aguardando retorno telefônico de alguém (eu mando um e-mail para mim mesma com o texto “ligar para fulano” e assim vou me lembrar que estou aguardando um retorno dele. Caso ele não tenha me ligado no prazo prometido, volto a ligar. Geralmente escrevo esse e-mail quando não tem nenhum outro e-mail relacionado a isso)).

IMPORTANTE é a pasta onde você vai armazenar e-mails muito importantes para você. Eu geralmente uso o filtro para também enviar todo e qualquer e-mail de clientes para essa pasta, assim nenhuma solicitação deles fica sem resposta; já a pasta IMPRIMIR não precisarei explicar muito, não é? Salvo aquele e-mail que precisa urgentemente ser impresso, todos os outros ficarão unidos nessa pasta para aquele momento que você reservar para imprimir os e-mails/documentos e depois arquivar.

Costumo mover também para essa pasta documentos/textos que quero arquivar em papel. Então mais tarde eu imprimo e arquivo; e por fim RESPONDER, onde você vai armazenar todos os e-mails que podem esperar a sua resposta no final do dia ou até mesmo no dia seguinte. Mas aqui vai uma observação: se o e-mail que implica em Ação ou em Responder puder ser realizado em 2 minutos, sugiro que o faça logo.

Apesar dessa organização quanto às pastas, você precisará reduzir a quantidade de vezes que acessa a sua conta de e-mail. Você saberá, de acordo com o seu tipo de trabalho, a frequência mais adequada para você ser eficiente e muito mais produtivo. Mas se quiser uma dica minha, acessa apenas 2 vezes ao dia: no fim da manhã (11:30h) e no fim da tarde (17:30h). Nesses horários você lerá os e-mails da caixa de entrada e das pastas. Porém, a pasta IMPORTANTE requer uma frequência maior de visita: a cada 3 horas você verifica se há e-mails novos nessa pasta. 

Esse tipo de organização de pastas aliado à uma frequência controlada de leitura de e-mails irá lhe permitir ser mais produtivo. Me escreve depois para contar o resultado positivo que você teve. Ficarei muito feliz em saber!

E agora, nos comentários abaixo, compartilha conosco alguma outra forma que você utiliza para otimizar o seu tempo na leitura de e-mails.

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E antes de terminar, deixo outra grande dica. Quer conhecer os 7 passos para ser mais produtivo e ter uma alta performance? Visite essa página clicando aqui.

Com carinho,

Maly Miranda